Actualmente tenemos que realizar muchos trámites burocráticos, esto implica gastar tiempo ya sea porque requiere de nuestra presencia física o por el tiempo que nos lleva imprimir un documento para firmarlo y volverlo a escanear. Poco a poco estas prácticas están cambiando, ya no es necesario hacer colas o perder tiempo solo para firmar un documento. Gracias a la firma electrónica podemos olvidarnos de todo esto y realizar esos trámites en muy poco tiempo.
En primer lugar, para poder firmar documentos digitales necesitamos una firma electrónica, entendida como un conjunto de datos electrónicos que identifican a la persona que firma asegurando la integridad y originalidad, así como el no repudio del documento que se ha firmado. Los elementos que necesitamos para firmar el documento electrónico son un certificado digital o DNI electrónico.
Gracias a este certificado (y una vez que ha sido instalado en el PC) cuando un usuario accede a un trámite que requiere certificado electrónico, le aparecerá una ventana emergente para elegir el certificado y realizar el procedimiento.
Para obtener el certificado digital hay que realizar la solicitud del mismo desde la web de las Entidades emisoras de certificados y puede solicitarse en soporte software o en tarjeta criptográfica. Según el tipo de solicitud varían los pasos a seguir, pero siempre será necesario acreditar nuestra identidad en una de las Oficinas de Registro correspondientes en las cuales deberemos presentar nuestra documentación.
Una vez se ha conseguido el certificado digital, debes asegurarte de llevarlo siempre encima, es un archivo con extensión .pfx, de muy poco tamaño. Este archivo se puede instalar en cualquier ordenador y como hemos comentado anteriormente es muy útil para firmar documentos de manera digital con la misma validez que tu propia firma.
En concreto, cada vez encontramos más documentos en PDF que hemos de firmar, en general los solemos imprimir, firmar y sellar, escanear y enviar por correo electrónico. Pero se podrían evitar fácilmente todos estos tediosos pasos sólo con el hecho de instalar tu certificado digital en el ordenador que uses, previamente has de asegurarte una contraseña segura para que nadie pueda aprovechar que tu certificado se use para firmar algo que tú no has autorizado con anterioridad.
En el sector sanitario, podría ser muy útil para que los médicos pudiesen firmar todos los consentimientos médicos informados, ahorrando tiempo de espera a sus pacientes y haciendo menos tediosa la labor del profesional. Otro de los usos sería por ejemplo agilizar las altas de los pacientes, acuerdos, resultados de pruebas, hay infinidad de actividades médicas en la que la firma digital es clave para ahorrar tiempo a los profesionales sanitarios.
Firmar los documentos mediante un certificado digital nos ayudará a ahorrar mucho tiempo y tendrá la misma validez que tu firma de puño y letra, con la ventaja de poder elegir Bloquear el documento tras firmar que es una opción incluida muy recomendable con la finalidad de evitar que pueda haber ningún tipo de modificación posterior.
En OKD conocemos muy bien las últimas tecnologías y queremos ponerlas a tu servicio para facilitar tu labor diaria.
Existen muchas herramientas para firmar un documento de forma digital, como, por ejemplo: Adobe Acrobat en su versión de, pago integra la función de añadir firma al PDF; Docusign, para firmar desde el móvil de una forma fácil y segura, almacenando tus documentos en la nube; Scrive que utiliza tecnología blockchain.
Por último, te mostramos un ejemplo práctico, concretamente con la herramienta Foxit para saber cómo firmar un PDF paso a paso. Foxit Reader, en su versión más simple y gratuita lleva incorporadas muchas capacidades, puedes abrir varios PDF en pestañas, y cada uno de ellos puedes editarlo, comentarlo, resaltarlo y firmarlo. También tiene la opción de fusionar o dividir PDF.
Una vez lo tenemos instalado, si abrimos un documento en el menú superior nos aparece una ventana destinada a la protección de los documentos llamada Protect, si la abrimos encontramos múltiples funcionalidades, entre ellas la opción de PDF Sign (firmar PDF) y también la opción de Sign and Certify. Clicamos en esta última opción y nos aparece de nuevo una ventana emergente solicitando información sobre nuestros datos, debemos subir el documento de nuestra firma digital y rellenar algunos datos relativos a la persona que lo firma y apariencia del documento. Finalmente clicamos sobre Sign para firmar el PDF.
